Perché è importante saperlo
Molte persone si rivolgono a un avvocato con una preoccupazione molto concreta: «Se la polizia mi ferma, vede tutto quello che mi è successo in passato?». Da questa domanda ne seguono altre: «Potrebbero considerarmi una persona sospetta?», «Potrebbero controllarmi più degli altri?», «Un vecchio procedimento archiviato può ancora danneggiarmi?».
Sono timori comprensibili, soprattutto quando si è avuto a che fare con una denuncia, un’indagine o un procedimento penale concluso senza condanna.
Per capire quali informazioni possono ancora risultare e se sia possibile chiederne l’aggiornamento o la cancellazione, occorre però distinguere tra banche dati diverse.
Il CED Interforze, il casellario giudiziale e i carichi pendenti non contengono le stesse informazioni e seguono regole differenti.
CED Interforze, casellario e carichi pendenti: quali differenze?
Il CED del Dipartimento della Pubblica Sicurezza è una banca dati utilizzata dalle forze di polizia per finalità di prevenzione, sicurezza pubblica e polizia giudiziaria. Può contenere informazioni relative, ad esempio, a denunce, indagini, provvedimenti e attività svolte dalle forze dell’ordine.
Il casellario giudiziale ha invece una funzione diversa: raccoglie i provvedimenti giudiziari che la legge prevede debbano essere iscritti, tra cui determinate sentenze di condanna e altri provvedimenti definitivi.
I carichi pendenti riguardano i procedimenti penali ancora in corso nei quali la persona ha già assunto la qualità di imputato, quindi dopo l’esercizio dell’azione penale.
Per conoscere, invece, eventuali iscrizioni nella fase delle indagini preliminari occorre fare riferimento alla richiesta ex art. 335 c.p.p.
Sul punto si veda anche l’approfondimento “Come sapere se si è indagati: la richiesta ex art. 335 c.p.p.”.
La distinzione è importante perché un’informazione può non comparire nel casellario o nei carichi pendenti e risultare ancora presente nelle banche dati di polizia.
Allo stesso modo, l’archiviazione di un procedimento, un’assoluzione o una riabilitazione non comportano automaticamente la cancellazione di ogni informazione presente nel CED.
Che cosa può vedere la polizia durante un controllo?
Durante un normale controllo, le forze di polizia possono consultare le informazioni presenti nell’archivio in linea del CED Interforze.
Le informazioni disponibili sono più ampie di quelle che risultano dal casellario giudiziale. Possono riguardare, ad esempio, notizie di reato, procedimenti penali, misure cautelari e altri provvedimenti dell’autorità giudiziaria. Possono inoltre riguardare informative e attività di polizia che non hanno mai dato luogo a un procedimento penale.
Quest’ultimo aspetto è particolarmente importante: una persona può quindi risultare nelle banche dati di polizia anche per un’attività svolta dalle forze dell’ordine alla quale non è seguita un’iscrizione o un procedimento davanti all’autorità giudiziaria.
Il CED comprende anche un archivio storico, nel quale possono essere conservate informazioni relative a vicende più risalenti o già definite che non hanno più lo stesso livello di visibilità dell’archivio in linea. Possono rientrarvi, ad esempio, dati relativi a procedimenti archiviati, provvedimenti di estinzione del reato o altre informazioni ormai storicizzate.
Una vecchia informazione può quindi trovarsi ancora nel CED in due situazioni diverse. Può essere ancora presente nell’archivio in linea, e quindi potenzialmente visibile durante un controllo ordinario, oppure può essere conservata nell’archivio storico, con modalità di accesso più ristrette.
In entrambi i casi occorre però verificare se l’informazione sia corretta, aggiornata e possa essere ancora legittimamente conservata.
Prima di tutto: verificare se e quali dati risultano nel CED
Prima di valutare qualsiasi intervento, occorre verificare se nel CED siano presenti informazioni che riguardano l’interessato e, in caso positivo, quali siano.
Non sempre, infatti, chi teme la presenza di una segnalazione sa se questa esista ancora, che cosa riporti o a quale episodio si riferisca.
Per effettuare questa verifica è possibile presentare un’istanza al Dipartimento della Pubblica Sicurezza, chiedendo la conferma dell’esistenza di dati personali presenti nel CED e, nei limiti previsti dalla legge, la loro comunicazione in forma intelligibile.
La comunicazione può essere omessa quando rischi di pregiudicare attività a tutela dell’ordine e della sicurezza pubblica o di prevenzione e repressione della criminalità. In questo caso l’ufficio deve informare il Garante per la protezione dei dati personali.
La risposta consente di ricostruire quali informazioni risultano registrate e di verificare se corrispondano alla situazione attuale.
Solo dopo questa verifica si può stabilire se sia necessario chiedere la rettifica, l’aggiornamento o la cancellazione dei dati.
Rettifica, aggiornamento e cancellazione: tre richieste diverse
Quando si parla di dati presenti nel CED Interforze, è importante non confondere tre richieste che hanno presupposti e funzioni diverse.
La rettifica serve a correggere un dato inesatto.
Esempio: se un’informazione riporta in modo errato l’esito di un procedimento o attribuisce a una persona un fatto che non la riguarda, si può chiedere che venga corretta.
L’aggiornamento serve a completare o attualizzare un dato che, pur essendo originariamente corretto, è diventato incompleto o non più attuale.
Esempio: se il procedimento si è concluso con un’archiviazione o con un’assoluzione, l’informazione può dover essere aggiornata per rappresentare l’esito finale. Lo stesso può avvenire quando successivamente intervengano l’estinzione del reato o della pena, la revoca di una misura o la riabilitazione.
La cancellazione è diversa: non riguarda la correzione o l’integrazione del dato, ma la sua eliminazione dagli archivi quando non è più necessario conservarlo o quando la sua permanenza non è più giustificata rispetto alle finalità di polizia.
Quando si può chiedere la cancellazione dal CED
La presenza di un’informazione nel CED Interforze non significa che essa possa essere conservata senza limiti di tempo. La cancellazione può essere richiesta quando non sussistono più i presupposti che ne giustificano la conservazione o quando il trattamento del dato non è conforme alla legge.
Una delle ipotesi più frequenti riguarda precedenti di polizia molto risalenti nel tempo. Può trattarsi, ad esempio, di un procedimento penale archiviato molti anni prima, di un processo concluso con assoluzione o con sentenza di non doversi procedere, di un reato o di una pena dichiarati estinti oppure di informazioni derivanti da attività di polizia che non hanno poi dato luogo a un procedimento penale.
La questione può porsi anche quando il provvedimento o la misura da cui il dato trae origine siano stati successivamente annullati, invalidati o revocati.
In questi casi, tuttavia, non è sufficiente considerare quanto tempo sia trascorso dal fatto.
Occorre individuare quale informazione sia effettivamente registrata, da quale vicenda derivi e quale termine di conservazione sia applicabile. La disciplina prevede infatti termini differenti a seconda della natura del dato e dell’esito della vicenda cui esso si riferisce.
Per quanto tempo i dati possono rimanere nel CED
Oggi il Dipartimento della Pubblica Sicurezza valuta le nuove richieste di cancellazione dal CED e quelle reiterate applicando i termini previsti dal D.P.R. 15 gennaio 2018, n. 15.
I termini variano a seconda della natura del dato e dell’esito della vicenda cui esso si riferisce.
Tra le ipotesi più frequenti, il D.P.R. n. 15/2018 prevede un termine di 20 anni dall’emissione del provvedimento di archiviazione per i dati relativi ad attività di polizia giudiziaria concluse con archiviazione.
In caso di assoluzione o sentenza di non doversi procedere, il termine è di 20 anni dal passaggio in giudicato della sentenza.
In caso di condanna, il termine è invece di 25 anni dal passaggio in giudicato della sentenza.
Per i dati relativi a provvedimenti che dichiarano l’estinzione del reato o della pena, il termine è di 8 anni dall’inoppugnabilità del provvedimento.
Per le attività di indagine o di polizia giudiziaria che non abbiano dato luogo a un procedimento penale, il termine è di 15 anni dall’ultimo trattamento.
La normativa stabilisce termini specifici anche per altre categorie di informazioni. Ad esempio, per procedimenti, misure o provvedimenti successivamente annullati, invalidati o revocati il termine è di 3 anni dall’inoppugnabilità del relativo provvedimento.
I termini ordinari possono però essere più lunghi in alcune ipotesi.
L’art. 10 comma 4 D.P.R. n. 15/2018 prevede un aumento di due terzi quando i dati sono trattati nell’ambito di attività preventiva o repressiva relativa a determinate categorie di reati di particolare gravità.
Inoltre, ai sensi dell’art. 10 comma 5 D.P.R. n. 15/2018, prima della scadenza il capo dell’ufficio o il comandante del reparto può disporre un ulteriore periodo di conservazione quando ciò sia strettamente necessario per finalità di polizia.
La decisione deve essere motivata con riferimento al caso concreto e deve indicare l’ulteriore periodo di trattamento. Tale periodo non può superare i due terzi del termine ordinario.
Restano inoltre salvi eventuali diversi termini e modalità di conservazione previsti da specifiche disposizioni di legge o di regolamento, da norme dell’Unione europea o dal diritto internazionale.
Il calcolo del termine richiede quindi di individuare correttamente la categoria del dato, il momento dal quale il termine inizia a decorrere e l’eventuale esistenza di una causa che ne consenta il prolungamento.
Diversa è la questione delle modalità di accesso alle informazioni più risalenti.
Per i dati soggetti a trattamento automatizzato il cui termine massimo di conservazione sia pari o superiore a 15 anni, trascorsa la metà di tale periodo, l’art. 10 comma 2 D.P.R. n. 15/2018 limita l’accesso agli operatori specificamente abilitati.
Il Dipartimento utilizza a questo scopo anche l’archivio storico del CED, accessibile soltanto con particolari credenziali. La collocazione nell’archivio storico limita quindi l’accessibilità del dato, ma non consente di conservarlo oltre il termine applicabile.
Sul punto è intervenuto il Garante per la protezione dei dati personali, con provvedimento 26 marzo 2026, n. 204.
Nel caso esaminato, alcune informazioni erano rimaste nell’archivio storico anche dopo la scadenza dei termini applicabili. Il Garante ha ritenuto illecito il protrarsi della conservazione.
La maggiore limitazione nell’accesso all’archivio storico non consente infatti di mantenere un dato dopo la scadenza del termine entro il quale può essere legittimamente conservato.
L’istanza e il ruolo del difensore
Quando vi sono i presupposti, l’interessato può chiedere la cancellazione dei dati presenti nel CED oppure, a seconda della situazione, il loro aggiornamento o la loro rettifica.
La difficoltà sta però nell’individuare quale richiesta formulare e su quali presupposti fondarla.
Non è sufficiente sapere che una vicenda è molto risalente o che un procedimento si è concluso favorevolmente. Occorre ricostruire quali informazioni siano effettivamente presenti nella banca dati, da quale attività o procedimento derivino e quale sia stato il successivo sviluppo della vicenda.
È inoltre necessario individuare la disciplina applicabile.
Nel caso della cancellazione, ad esempio, occorre stabilire correttamente la categoria del dato, il termine di conservazione e il momento dal quale quel termine deve essere calcolato.
In altri casi, invece, il problema può riguardare un’informazione non aggiornata o non correttamente collegata a un provvedimento successivo.
Per questa ragione, prima di presentare un’istanza è necessario effettuare una valutazione complessiva della posizione dell’interessato e della documentazione disponibile.
L’assistenza del difensore consente di qualificare correttamente la situazione, individuare la richiesta più appropriata e motivarla sulla base della disciplina applicabile al caso concreto.
Cosa succede dopo la presentazione dell’istanza
Ricevuta l’istanza, il Dipartimento della Pubblica Sicurezza effettua gli accertamenti necessari sulle informazioni presenti nel CED.
Quando occorre verificare o aggiornare il contenuto di una segnalazione, possono essere coinvolti anche gli uffici di polizia che hanno originariamente inserito il dato.
All’esito delle verifiche, la richiesta può essere accolta, con la cancellazione, la rettifica o l’aggiornamento delle informazioni, oppure respinta qualora l’Amministrazione ritenga che non ne ricorrano i presupposti.
Cosa fare se la richiesta non viene accolta
Se la richiesta viene respinta, oppure se il riscontro ricevuto non risolve la questione, l’interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo la disciplina prevista dal D.lgs. 18 maggio 2018, n. 51.
È inoltre prevista una specifica tutela davanti al giudice.
L’art. 10 comma 5 L. n. 121/1981 stabilisce che chi venga a conoscenza dell’esistenza di dati personali che lo riguardano trattati in violazione di disposizioni di legge o di regolamento può chiedere al tribunale competente di compiere gli accertamenti necessari.
Il tribunale può ordinare la rettifica, l’integrazione, la cancellazione o la trasformazione in forma anonima dei dati.
Per i dati contenuti nel CED, il tribunale competente è il Tribunale civile di Roma, poiché il titolare del trattamento è il Dipartimento della Pubblica Sicurezza, che ha sede a Roma.
La scelta tra il reclamo al Garante e la tutela davanti al giudice deve essere valutata tenendo conto dell’oggetto della contestazione e della situazione concreta.
Domande frequenti sul CED Interforze
Un procedimento archiviato viene automaticamente cancellato dal CED?
No. L’archiviazione del procedimento non determina automaticamente la cancellazione delle informazioni presenti nel CED.
Occorre verificare quali dati siano stati registrati e se sia decorso il termine previsto per la loro conservazione.
Dopo quanti anni si può chiedere la cancellazione dal CED?
Non esiste un unico termine valido per tutti i dati.
La durata della conservazione varia in base alla natura dell’informazione e all’esito della vicenda. Occorre inoltre verificare da quale momento il termine decorra e se sussistano eventuali cause che ne consentano il prolungamento.
La riabilitazione comporta la cancellazione dal CED?
Non automaticamente.
La riabilitazione deve essere recepita nelle informazioni relative alla condanna, ma il suo effetto sul dato va distinto dalla cancellazione.
Occorre quindi verificare che l’informazione sia correttamente aggiornata e se siano maturati i presupposti per la successiva cancellazione.
Essere nell’archivio storico significa che il dato è stato cancellato?
No.
Il dato continua a essere conservato, ma il suo accesso è più ristretto.
La permanenza nell’archivio storico non consente tuttavia di conservare un’informazione dopo la scadenza del termine applicabile.
Cosa si può fare se la richiesta di cancellazione viene respinta?
È possibile valutare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali oppure la tutela davanti al Tribunale civile di Roma.
La scelta dipende dal contenuto del provvedimento e dalla situazione concreta.
Assistenza per i dati presenti nel CED Interforze
La verifica dei dati presenti nel CED richiede di ricostruire la vicenda, individuare la natura dell’informazione registrata e stabilire quale disciplina si applichi.
Se vuoi verificare la tua posizione e valutare se vi siano i presupposti per chiedere la rettifica, l’aggiornamento o la cancellazione di dati presenti nel CED Interforze, puoi contattare lo Studio Legale Avv. Valeria Mezzolla a Torino per richiedere un colloquio.
